Datenschutzerklärung
Präambel
Mit der folgenden Datenschutzerklärung möchten wir Sie darüber aufklären, welche Arten Ihrer personenbezogenen Daten (nachfolgend auch kurz als „Daten" bezeichnet) wir zu welchen Zwecken und in welchem Umfang im Rahmen der Bereitstellung unserer Website und unserer Beratungsleistungen verarbeiten. Die verwendeten Begriffe sind nicht geschlechtsspezifisch.
Stand: 17. September 2026
Verantwortlicher
KI-Baden Sascha Mattes
Herr Sascha Mattes
Bundschuhweg 18, 79189 Bad Krozingen
Deutschland
E-Mail-Adresse: hallo@ki-baden.de
Telefon: +49 174 3164232
Impressum: ki-baden.de/impressum
Übersicht der Verarbeitungen
Die nachfolgende Übersicht fasst die Arten der verarbeiteten Daten und die Zwecke ihrer Verarbeitung zusammen und verweist auf die betroffenen Personen.
Arten der verarbeiteten Daten
- Bestandsdaten (z. B. Name, Anschrift, Kontaktdaten)
- Kontaktdaten (E-Mail-Adressen, Telefonnummern)
- Vertragsdaten (Vertragsgegenstand, Laufzeit)
- Zahlungsdaten (Rechnungen, Zahlungshistorie – verarbeitet über Zahlungsdienstleister)
- Nutzungsdaten (Seitenaufrufe, Klickpfade)
- Meta-, Kommunikations- und Verfahrensdaten (IP-Adressen, Zeitangaben)
- Inhaltsdaten (Nachrichten, Anfragen, Gesprächsinhalte)
Kategorien betroffener Personen
- Interessenten
- Kunden und Klienten
- Kommunikationspartner
- Geschäfts- und Vertragspartner
- Nutzer der Website
Zwecke der Verarbeitung
- Erbringung vertraglicher Leistungen (Beratung, KI-Automatisierung)
- Kommunikation mit Interessenten und Kunden
- Terminplanung und -organisation
- Sicherheitsmaßnahmen
- Büro- und Organisationsverfahren
- Zahlungs- und Rechnungsabwicklung
- Einsatz Künstlicher Intelligenz (KI) zur Leistungserbringung
Maßgebliche Rechtsgrundlagen
Im Folgenden erhalten Sie eine Übersicht der Rechtsgrundlagen der DSGVO, auf deren Basis wir personenbezogene Daten verarbeiten.
- Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO): Die betroffene Person hat ihre Einwilligung in die Verarbeitung der sie betreffenden personenbezogenen Daten für einen spezifischen Zweck gegeben.
- Vertragserfüllung und vorvertragliche Anfragen (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO): Die Verarbeitung ist zur Erfüllung eines Vertrags oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich.
- Rechtliche Verpflichtung (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c DSGVO): Die Verarbeitung ist zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich.
- Berechtigte Interessen (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO): Die Verarbeitung ist zur Wahrung der berechtigten Interessen des Verantwortlichen oder eines Dritten notwendig, sofern die Interessen der betroffenen Person nicht überwiegen.
Zusätzlich gelten nationale Datenschutzregelungen, insbesondere das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG).
Sicherheitsmaßnahmen
Wir treffen nach Maßgabe der gesetzlichen Vorgaben unter Berücksichtigung des Stands der Technik, der Implementierungskosten und der Art, des Umfangs, der Umstände und der Zwecke der Verarbeitung sowie der unterschiedlichen Eintrittswahrscheinlichkeiten und des Ausmaßes der Bedrohung der Rechte und Freiheiten natürlicher Personen geeignete technische und organisatorische Maßnahmen, um ein dem Risiko angemessenes Schutzniveau zu gewährleisten.
Sicherung von Online-Verbindungen durch TLS-/SSL-Verschlüsselungstechnologie (HTTPS): Um die Daten der Nutzer, die über unsere Online-Dienste übertragen werden, vor unerlaubten Zugriffen zu schützen, setzen wir auf die TLS-/SSL-Verschlüsselungstechnologie. Wenn eine Website durch ein SSL-/TLS-Zertifikat gesichert ist, wird dies durch die Anzeige von HTTPS in der URL signalisiert.
Übermittlung von personenbezogenen Daten und internationale Datentransfers
Im Rahmen unserer Verarbeitung von personenbezogenen Daten kommt es vor, dass diese an andere Stellen, Unternehmen oder Personen übermittelt beziehungsweise ihnen gegenüber offengelegt werden – insbesondere an die nachfolgend aufgeführten Dienstleister. In solchen Fällen beachten wir die gesetzlichen Vorgaben und schließen entsprechende Verträge (Auftragsverarbeitung) mit den Empfängern Ihrer Daten ab.
Für Datenübermittlungen in die USA stützen wir uns vorrangig auf das Data Privacy Framework (DPF), welches durch einen Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission vom 10.07.2023 als sicherer Rechtsrahmen anerkannt wurde. Zusätzlich haben wir mit den jeweiligen Anbietern, soweit verfügbar, Standardvertragsklauseln (SCC) abgeschlossen. Bei den einzelnen Diensteanbietern weiter unten informieren wir Sie jeweils über die Grundlage des Drittlandtransfers.
Speicherdauer und Löschung
Wir löschen personenbezogene Daten gemäß den gesetzlichen Bestimmungen, sobald die zugrundeliegenden Einwilligungen widerrufen werden oder keine weiteren rechtlichen Grundlagen für die Verarbeitung bestehen. Für geschäftliche Unterlagen gelten insbesondere folgende gesetzliche Aufbewahrungsfristen:
- 10 Jahre – Bücher, Jahresabschlüsse, Inventare (§ 147 Abs. 1 Nr. 1 AO, § 257 Abs. 1 Nr. 1 HGB)
- 8 Jahre – Buchungsbelege, z. B. Rechnungen (§ 147 Abs. 1 Nr. 4 AO, § 257 Abs. 1 Nr. 4 HGB)
- 6 Jahre – Übrige Geschäftsunterlagen (§ 147 Abs. 1 Nr. 2, 3, 5 AO)
- 3 Jahre – Gewährleistungs- und Schadensersatzansprüche (§§ 195, 199 BGB)
Ihre Rechte als betroffene Person
Ihnen stehen als Betroffene nach der DSGVO verschiedene Rechte zu, die sich insbesondere aus Art. 15 bis 21 DSGVO ergeben:
- Widerspruchsrecht: Sie haben das Recht, aus Gründen Ihrer besonderen Situation jederzeit gegen die Verarbeitung Ihrer Daten nach Art. 6 Abs. 1 lit. e oder f DSGVO Widerspruch einzulegen; bei Direktwerbung besteht dieses Recht ohne besondere Voraussetzungen.
- Widerrufsrecht bei Einwilligungen: Sie haben das Recht, erteilte Einwilligungen jederzeit zu widerrufen.
- Auskunftsrecht: Sie haben das Recht, eine Bestätigung darüber zu verlangen, ob Sie betreffende Daten verarbeitet werden (Art. 15 DSGVO).
- Recht auf Berichtigung: Sie haben das Recht, die Berichtigung unrichtiger Daten zu verlangen (Art. 16 DSGVO).
- Recht auf Löschung und Einschränkung: Sie haben das Recht, die Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung Ihrer Daten zu verlangen (Art. 17, 18 DSGVO).
- Recht auf Datenübertragbarkeit: Sie haben das Recht, Ihre Daten in einem strukturierten, gängigen Format zu erhalten (Art. 20 DSGVO).
- Beschwerde bei Aufsichtsbehörde: Sie haben das Recht, bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde Beschwerde einzulegen, z. B. dem Landesbeauftragten für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg.
Wenden Sie sich zur Ausübung Ihrer Rechte an die oben genannte Kontaktadresse.
Geschäftliche Leistungen
Wir verarbeiten die Daten unserer Kunden, Klienten sowie Interessenten (einheitlich „Kunden"), um ihnen gegenüber unsere Beratungs- und Umsetzungsleistungen im Bereich KI-Strategie, KI-Compliance und Prozessautomatisierung erbringen zu können. Hierzu zählen insbesondere: Kontaktaufnahme und Kommunikation, Bedarfs- und Prozessanalysen, Planung und Implementierung von Automatisierungen (z. B. mittels n8n), Dokumentation der Projektfortschritte, Terminplanung, Abrechnung sowie Nachbearbeitung und Follow-up.
Rechtsgrundlagen: Vertragserfüllung und vorvertragliche Anfragen (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO), berechtigte Interessen (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO).
Im Rahmen der Geschäftstätigkeit eingesetzte Anbieter und Dienste
Im Rahmen unserer Geschäftstätigkeit nutzen wir unter Beachtung der gesetzlichen Vorgaben die nachfolgend aufgeführten Dienste, Plattformen und Schnittstellen. Deren Nutzung beruht auf unseren Interessen an einer ordnungsgemäßen, rechtmäßigen und wirtschaftlichen Führung unseres Geschäftsbetriebs.
Hosting, Domain und Infrastruktur
Diese Website ist eine statische Website (nur HTML/CSS/JavaScript, ohne Datenbank oder CMS) und läuft auf einem eigenen, bei Hetzner gemieteten Server.
STRATO: Domain-Registrierung (ki-baden.de).
Cloudflare: DNS-Verwaltung und Absicherung der Website-Erreichbarkeit.
Hetzner: Bereitstellung von Server-Infrastruktur (Rechenkapazität, Speicherplatz) für die Website sowie für die Automatisierungssoftware n8n.
Webanalyse
Aktuell wird auf dieser Website kein Web-Analyse- oder Tracking-Dienst eingesetzt. Sollte sich dies ändern, informieren wir Sie an dieser Stelle vorab und holen, soweit erforderlich, Ihre Einwilligung über unser Cookie-Consent-Tool ein.
E-Mail und Kommunikation
Google Workspace (Business): Geschäftliches E-Mail-Hosting und -Versand sowie Nutzung von Office-Anwendungen.
WhatsApp Business: Geschäftliche Kommunikation mit Interessenten und Kunden über ein separates Geschäftskonto, u. a. zur Terminbestätigung.
Telegram: Geschäftliche Kommunikation über ein separates Business-Konto.
Google Meet: Durchführung von Online-Beratungsgesprächen, inkl. Bildschirmfreigabe, Chat, Termin- und Teilnehmerverwaltung.
Microsoft Teams: Durchführung von Online-Beratungsgesprächen; verarbeitet werden u. a. Name, Kontaktdaten, Audio/Video und Chat.
Terminplanung und Automatisierung
n8n (selbst gehostet): Automatisierung von Arbeitsabläufen, insbesondere Verarbeitung von Kontaktformular-Anfragen, Terminverwaltung sowie Versand von Bestätigungs-E-Mails und WhatsApp-Nachrichten – betrieben auf einem eigenen, bei Hetzner gemieteten Server.
WhatsApp Business Platform (Meta): Versand von Terminbestätigungen, -erinnerungen und -änderungen per WhatsApp, sofern die anfragende Person hierzu im Kontaktformular ausdrücklich eingewilligt und eine Telefonnummer angegeben hat. Ohne diese Einwilligung werden keine Daten an Meta übermittelt.
Zahlungsabwicklung und Buchhaltung
Stripe: Zahlungsdienstleistungen (technische Anbindung von Online-Bezahlmethoden).
Lexware Office: Rechnungsstellung, Angebotsversand (über angebundenes Mailkonto), Buchhaltung, Banking.
Miracl Sync: Schnittstellensoftware zur Synchronisation von Zahlungsdaten zwischen Stripe und Lexware Office.
Cookie-Einwilligungsmanagement
CCM19: Einholung, Protokollierung und Verwaltung von Cookie-Einwilligungen der Website-Besucher.
Künstliche Intelligenz (KI)
Wir setzen Künstliche Intelligenz (KI) im Sinne von Art. 3 Nr. 1 der KI-Verordnung ein, wobei ggf. personenbezogene Daten verarbeitet werden. Wir wählen die Anbieter sorgfältig aus und achten auf Transparenz, Zweckbindung und die Wahrung menschlicher Kontrolle über KI-gestützte Prozesse.
ChatGPT / OpenAI API: KI-gestützte Text- und Sprachverarbeitung, Recherche- und Formulierungsunterstützung, sowie Einsatz im Rahmen von Automatisierungen (z. B. via n8n).
Google Gemini: KI-gestützte Sprach- und Bildverarbeitung.
Claude: KI-gestützte Text- und Automatisierungsunterstützung (u. a. für interne Prozesse, Angebotserstellung, Recherche).
Cloud-Speicher
Google Drive: Cloud-Speicherung von Geschäfts- und ggf. Kundendokumenten.
Microsoft OneDrive / Microsoft 365: Cloud-Speicherung sowie Office-Anwendungen.
Social-Media-Präsenzen
Wir unterhalten Unternehmensprofile auf Instagram, Facebook und LinkedIn, über die wir mit Interessenten kommunizieren und Inhalte veröffentlichen.
Instagram / Facebook:
LinkedIn:
Einsatz von Cookies
Wir verwenden Cookies gemäß den gesetzlichen Vorschriften und holen, wenn erforderlich, vorab die Zustimmung der Nutzer über unser Einwilligungsmanagement-Tool CCM19 ein. Ist eine Zustimmung nicht notwendig, stützen wir uns auf unsere berechtigten Interessen.
Speicherdauer: Temporäre (Session-)Cookies werden nach Verlassen des Angebots gelöscht. Permanente Cookies können bis zu zwei Jahre gespeichert bleiben, sofern nicht anders angegeben.
Widerruf: Sie können Ihre Cookie-Einwilligung jederzeit über die CCM19-Einstellungen auf unserer Website widerrufen.
Kontakt- und Anfrageverwaltung
Bei der Kontaktaufnahme mit uns (z. B. per Kontaktformular, E-Mail, Telefon, WhatsApp Business oder Telegram) verarbeiten wir die Angaben der anfragenden Personen (Name, Betrieb, Kontaktweg, Anliegen, ggf. Terminwunsch), soweit dies zur Bearbeitung der Anfrage erforderlich ist. Die Übermittlung des Kontaktformulars erfolgt verschlüsselt an unser eigenes, selbst gehostetes System zur Anfragenverwaltung (n8n) – eine Weitergabe an Dritte findet darüber hinaus nicht statt. Die Angabe einer Telefonnummer im Kontaktformular ist freiwillig und dient ausschließlich dem optionalen Versand von Terminerinnerungen per WhatsApp; hierfür ist eine gesonderte Einwilligung per Häkchen erforderlich (siehe Abschnitt „WhatsApp Business Platform (Meta)"). Ohne diese Einwilligung erfolgt die Terminbestätigung ausschließlich per E-Mail.
Rechtsgrundlagen: Vertragserfüllung und vorvertragliche Anfragen (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO), berechtigte Interessen (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO), im Falle der WhatsApp-Terminerinnerung zusätzlich Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO).
Aktualität und Änderung dieser Datenschutzerklärung
Wir bitten Sie, sich regelmäßig über den Inhalt unserer Datenschutzerklärung zu informieren. Wir passen die Datenschutzerklärung an, sobald sich die Änderungen der von uns durchgeführten Datenverarbeitungen dies erforderlich machen.
Begriffsdefinitionen
In diesem Abschnitt erhalten Sie eine Übersicht über die in dieser Datenschutzerklärung verwendeten Begrifflichkeiten. Soweit die Begrifflichkeiten gesetzlich definiert sind, gelten deren gesetzliche Definitionen.
- Personenbezogene Daten: Alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen.
- Verarbeitung: Jeder mit oder ohne Hilfe automatisierter Verfahren ausgeführte Vorgang im Zusammenhang mit personenbezogenen Daten – vom Erheben über das Speichern bis zum Löschen.
- Verantwortlicher: Die natürliche oder juristische Person, die allein oder gemeinsam mit anderen über die Zwecke und Mittel der Verarbeitung von personenbezogenen Daten entscheidet.
- Bestandsdaten: Informationen, die für die Identifikation und Verwaltung von Vertragspartnern notwendig sind (z. B. Name, Kontaktinformationen).
- Kontaktdaten: Informationen, die die Kommunikation ermöglichen (Telefonnummern, Adressen, E-Mail-Adressen).
- Vertragsdaten: Informationen zu Bedingungen einer Vereinbarung zwischen Parteien (Laufzeit, Leistungen, Konditionen).
- Zahlungsdaten: Informationen zur Abwicklung von Zahlungstransaktionen (Bankverbindungen, Zahlungsbeträge, Rechnungsinformationen).
- Nutzungsdaten: Informationen darüber, wie Nutzer mit digitalen Angeboten interagieren (Seitenaufrufe, Verweildauer, Klickpfade).
- Meta-, Kommunikations- und Verfahrensdaten: Informationen über die Art und Weise, wie Daten verarbeitet und übermittelt werden (z. B. IP-Adressen, Zeitstempel, Protokolldaten).
- Inhaltsdaten: Informationen, die im Zuge der Erstellung und Bearbeitung von Inhalten entstehen (Texte, Nachrichten, Anfragen).